Cos'è la gestione documentale in un'azienda

La Gestione Documentale o Document Management, è il processo che ha il compito di gestire, tramite determinati sistemi, i documenti relativi a un'azienda.

La gestione dei documenti in azeinda.

Oggi purtroppo in troppi uffici, nonostante l'aiuto del computer, la ricerca di un documento importante, la condivisione di informazioni aggiornate, il reperimento del lavoro di un collega in tempi veloci, sono operazioni che rappresentano un'impresa a volte molto difficile, a volte impossibile. La gestione documentale si basa su soluzioni informatizzate e in questo periodo è enormemente diffusa a causa della forte spinta verso la razionalizzazione e l'aumento della richiesta di condivisione delle informazioni;
si tratta di un processo organico, (che comprende in maniera integrata ogni fase fasi di lavorazione di un documento) e autonomo (in grado di funzionare secondo determinate interazioni con lo Studio di amministrazione), per il trattamento dell'intera documentazione, sia quella in entrata, sia quella in uscita.
Essa può occuparsi di ricevere, normalizzare, protocollare e scansionare la posta elettronica, con successiva archiviazione di qualsiasi tipo documento.
La gestione dei documenti, può essere dotata un sistema integrato che si occupa di creare, analizzare, revisionare, condividere, memorizzare, recuperare e persino distruggere ogni tipo di fonte di informazione.

Quali sono i suoi componenti essenziali.

La gestione documentale è espressione di tecnologia, di cultura e ricerca.
I documenti rappresentano conoscenza ed esperienza: su di essi è basata la storia di ogni azienda.
Renderli fruibili con metodi sensati e tecnologici permette il recupero recuperare di infinite risorse e di tempo prezioso. Un buon metodo di gestione dei documenti, può permettere la memorizzazione di dati, informazioni e documenti in formato elettronico.
Un Electronic Document Management System (EDMS), offre facilità di gestione di ogni nostro documento, immagine digitalizzata, ecc, grazie a vari software e hardware.
In un Document Management System o DMS, solitamente troviamo i seguenti componenti: - Ritiro dei documenti a domicilio indicato-Indicizzazione,catalogazione informatizzata
- Archiviazione e deposito
- Recapito documenti per la consultazione al domicilio indicato
- Stoccaggio, gestione, smistamenti, modulistica e stampati
- Analisi documentale e gestione scarto, con eventuale distruzione certificata
- Archiviazione ottica
- Copie dei documenti archiviati
- Conversione documenti da un formato elettronico ad un altro (ad esempio Microsoft Word in PDF).
- Formazione e gestione banche dati
- Compilazione di statistiche periodiche