Archiviazione Ottica Sostitutiva, che cos'è e come funziona?

La dematerializzazione degli archivi cartacei attraverso la conservazione ottica sostitutiva porta uno snellimento dell'intero sistema organizzativo sia nell'ambito pubblico che in quello privato. Di seguito, il significato e il procedimento di tale meccanismo che concorre a rendere tutto il sistema più efficace ed efficiente.

Cos'è l'Archiviazione Ottica Sostitutiva

La conservazione ottica sostitutiva è il meccanismo attraverso il quale i documenti cartacei vengono digitalizzati mediante strumenti informatici assumendo, a tutti gli effetti, valore legale sia ai fini fiscali che ai fini civili.
L'archiviazione prevede la possibilità di conservare su dischi ottici sia i documenti analogici (cartacei, audio, video ecc.) sia i documenti informatici (immagini, testi ecc). Ovviamente deve essere garantita l'immodificabilità e la staticità dei documenti, nonché deve essere registrata la data di creazione e garantita l'autenticità e l'integrità mediante l'apposizione della firma digitale da parte di un responsabile.

Procedimento di Archiviazione

Tra le normative più significative in materia si possono menzionare: D.P.R. 445/2000 che tratta la facoltà di sostituire a tutti gli effetti i documenti utilizzando supporti ottici; DM 23/01/2004 che tratta la conservazione in materia tributaria, IVA, ecc; delibera CNIPA n. 11/2004 che identifica le regole tecniche per la conservazione dei documenti.
Per procedere all'archiviazione ottica sostitutiva bisogna seguire una serie di fasi. Prima di tutto bisogna inoltrare all'Agenzia delle Entrate una comunicazione nella quale si indicheranno ad esempio il numero indicativo degli atti e dei documenti che verranno emessi o utilizzati nell'arco dell'anno, il pagamento delle imposte e così via. Successivamente dovrà essere eletto un Responsabile della Conservazione per garantire il corretto processo di conservazione e durata dei documenti ed in grado di apporre la firma digitale. Dovrà essere steso il manuale del responsabile della conservazione sostitutiva che è obbligatorio per le Amministrazioni Pubbliche e consigliato per quelle private. A questo punto come previsto dalla delibera del CNIPA n.11/2004 si proseguirà col procedimento di conservazione che dovrà contenere alla fine la firma digitale e l'apposizione della marca temporale per garantire l'integrità dei documenti conservati.
Una volta digitalizzati i documenti cartacei potranno essere distrutti attuando così il processo di dematerializzazione che punta ad eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi e adottando un sistema che non porti alla creazione di nuovi documenti cartacei.
La metodologia dell'archiviazione ottica sostitutiva permette un'ottimizzazione dei costi, una maggiore rapidità nella ricerca dei documenti, un controllo ed una sicurezza superiore in relazione agli accessi agli archivi digitali.