Archiviazione digitale: cosa c'è da sapere

L'archiviazione digitale sta diventando sempre di più il vero punto di forza di molte aziende rispetto alle concorrenti: vediamo di scoprire il motivo.

Di cosa si tratta

Quando si parla di archiviazione digitale si fa riferimento a un processo di archiviazione di documenti da effettuarsi sulla base delle modalità decretate dalla Deliberazione CNIPA numero 11 del 2004, che ha lo scopo di rendere disponibile nel tempo, e quindi non deteriorabile, un documento nella sua autenticità e integrità.
L'archiviazione digitale viene generata a partire da documenti digitali che sono differenziati a seconda della loro tipologia, a seconda, cioè, che siano analogici unici, analogici non unici o digitali. Con l’archiviazione digitale si procede a memorizzare documenti digitali, anche informatici, su un supporto idoneo: tali documenti sono identificati in maniera univoca attraverso un codice di riferimento, o comunque chiavi di ricerca conosciute che permettono di consultarli in maniera rapida e di condividerli rispettando tutti gli standard di sicurezza. In tale modo, tutti i processi produttivi risultano ottimizzati. Vale la pena di mettere in evidenza che le risoluzioni attuali del Ministero dell’Economia prevedono che i documenti fiscali debbano essere conservati su supporto cartaceo, anche se sono già stati acquisiti sotto forma di immagini. In questo senso, si può dire che non tutti i vantaggi derivanti dall’uso di un archivio informatizzato sono ottenuti. L’archiviazione digitale, in poche parole, prende spunto dalla necessità di archiviare e conservare una mole sempre più consistente di documenti cartacei. Nelle aziende moderne costituisce uno degli elementi di efficienza o inefficienza più importanti e la stessa cosa vale anche, se non soprattutto, per gli enti pubblici. Occorre precisare, infatti, che il documento cartaceo, rispetto a quello digitale, si presta a numerose inefficienze nell’ambito della sua gestione, dalla duplicazione ripetuta alla perdita, passando per errori di archiviazione o difficoltà nella ricerca.

Caratteristiche

Archiviare foto in formato digitale, ma anche documenti e cartelle, permette di ridurre i tempi di risposta verso gli utenti e al tempo stesso di contenere in misura notevole i costi di gestione. Ecco perché il miglioramento dell’efficienza delle organizzazioni, siano esse private o pubbliche, non può prescindere da un’archiviazione dei documenti in formato digitale.