Come organizzare un evento?
Come si può organizzare eventi nel migliore dei modi?%%% Innanzitutto occorre precisare che ogni tipo di evento necessita attenzioni diverse: l'allestire di una semplice cena di gala non sarà come organizzare un concerto rock.%%% In questo articolo si dividerà, ad ogni modo, la preparazione di un evento qualsiasi in 4 fasi sintetiche, al fine di agevolare il lavoro.
fasi 1 & 2 : riunire le idee e "monitorare" il budget .
Fase 1 : riunire le idee, possibilmente mettendole su carta, buttando giù un preciso programma circa l'evento :
- Target : che tipo di persona andrà a partecipare ? ( fasce di età , sesso, idee politiche e cultura possono risultare essenziali : come si può introdurre dei giovani amanti del rock ad uno spettacolo di musica classica?)
- Organizzazione principale : chi si deve occupare di cosa? In modo molto tecnico si dovranno tracciare le linee per i tecnici di suono e luci, per i camerieri e il cathering.
Fase 2 : La considerazione del budget di cui si è in possesso ( calcolando anche gli eventuali sponsor, sovventori patrocinanti).
Fasi 3 & 4 : le comunicazioni e pubblicità , la sistemazione dei dettagli.
Fase 3 : Essenziale sarà la comunicazione : gli inviti dovranno essere spediti in tempo e non all'ultimo momento, dovranno anche rispettare una grafica consona all'evento ( eleganti per esempio, nel caso di una serata di gala ).
Anche la pubblicità avrà un ruolo non di poco conto : potrà essere cartacea, affissa a muri e bacheche, o digitale, su siti internet, o si potranno sfruttare i media ( radio e tv ) se si tratta di un evento con possibiltà di una massiccia partecipazione.In ogni caso la pubblicità deve avere due caratteristiche : deve essere RICONOSCIBILE COME PUBBLICITA' DEL SUDDETTO EVENTO ,deve così svolgere una funzione riconoscitiva e attrattiva, MA DEVE ANCHE ESSERE INFORMATIVA , deve dare cioè tutte le informazioni ( su luogo, data , ora dell'evento) .
Fase 4 : E' dai dettagli ben curati che si differenzia un evento riuscito e di successo da uno mediocre .
Arredare con attenzione la sala del buffet di una formale cena di lavoro può già rendere l'atmosfera adatta e ricercata .
La lista degli invitati andrà posta all'entrata della sede dell'evento, per evitare sconvenienti casi di soggetti " inbucati " .
La luce è un altro elemeno che fa la differenza : soffusa se si cerca un atmosfera ricercata, più accesa e luminosa se l'ambiente da ottenere è informale e amichevole.