Microsoft Access Office: come imparare ad utilizzarlo in pochi e semplici passi

Utilizzare microsoft Access office è divenuto molto importante per coloro, che per varie ragioni hanno la necessità di immagazzinare una grande quantità di dati. Tale applicazione infatti, consente di creare dei veri e propri database, banche di dati da utilizzarsi per le più svariate finalità. Infatti, la loro memorizzazione può essere predisposta dall'utente in base a diversi chiavi primarie, ossia elementi di individuazione. Di seguito descriveremo le principali caratteristiche.

Elementi base

Microsoft Access è un programma del pacchetto office che svolge numerose funzioni, in particolare permette la costruzione di database da utilizzarsi per le più svariate finalità. Nel tempo le funzionalità di access sono migliorate e si sono semplificate passando per Access97, Access 2000, Access 2007 e Access XP, per citare le evoluzioni delle sue diverse versioni. per un semplice e veloce utilizzo è importante conoscere i diversi strumenti che mette a disposizione dell'utente per le diverse applicazioni. Essi sono costituiti da: tabelle, query, maschere, report, macro, pagine e moduli.
Le tabelle sono gli elementi che consentono di memorizzare i dati e sono quindi veri e propri contenitori. Esse mettono a disposizione dei veri campi in cui introdurre i dati, attraverso la definizione di indici e chiavi primarie. Le query sono gli strumenti che permettono le interrogazioni e le modifiche dei dati. Le maschere sono delle interfacce grafiche che permettono l'interazione con gli utenti.

Ulteriori elementi

Ulteriori elementi sono i report che non sono altro che le possibili modalità di stampa dei dati immagazzinati, attraverso tabelle e query. Le macro sono sequenze di istruzioni molto semplici per la ripetizione di determinate operazioni. Inoltre le pagine permettono la pubblicazione dei dati su server di pagine web, ed infine i moduli costituiscono permettono di richiamare i dati in maniera globale attraverso l'utilizzo di specifici codici predisposti appositamente per tale finalità. Una funzione molto importante di access è quella di richiamare dati di file esterni attraverso quelle che vengono definite tabelle collegate. Le tabelle collegate permettono quindi, la condivisione di dati appartenenti a diversi file, ma anche e soprattutto a diversi utenti.tuttavia le versioni più recenti contengono anche progetti di database che superano il problema della colocazione fisica.
Bisogna tener presente che, per un buon utilizzo di Access è necessario essere in grado di effettuare una buona progettazione di un database. Ciò è possibile attraverso una serie di passi fondamentali che di seguito provvediamo ad elencare, ossia: - analisi del problema, - creazione degli archivi (tabelle), - creazione delle relazioni tra un archivio e l’altro, - creazione della struttura elaborativa dell’applicazione (query), - creazione delle maschere, - creazione dei Report, - creazione delle Macro, - testing e tuning del programma, - personalizzazione dell’applicazione.