Regole base per una corretta archiviazione digitale dei documenti

Ecco una serie di consigli da seguire per una corretta e sicura archiviazione dei vostri documenti e file.

Catalogazione

In un corretto processo di archiviazione e conservazione, la prima procedura da rispettare è una precisa catalogazione dei documenti. Anzitutto impariamo come rinominarli correttamente: cliccando con il tasto destro del nostro mouse sul file, andremo a selezionare la voce "rinomina" e in seguito a cliccare con il tasto sinistro. A questo punto possiamo rinominare il nostro file stando però attenti, qualora siano visibili, a non cancellare le tre lettere che sono dopo il punto, che indicano l'estensione del file e che se cancellate vi obbligheranno ad aprire manualmente, attraverso la ricerca di un giusto programma, il suddetto file.
Nello scegliere il nome consigliamo di essere concisi e di scrivere le poche informazioni che ci permetteranno di riconoscere immediatamente il file: per esempio, se dobbiamo rinominare una foto delle nostre vacanze a Parigi fatta la scorsa estate, potremmo scrivere "Parigi 01/08/2010". Nel caso specifico delle foto in formato digitale, qualora ne avessimo tante, è sicuramente consigliabile raccoglierle in una cartella: andiamo sul desktop, clicchiamo con il tasto destro del mouse in un punto vuoto e andiamo a selezionare "nuova cartella". Una volta inserite tutte le foto al suo interno, andremo a rinominare solamente la cartella come indicato precedentemente.

Come salvare i nostri documenti

E' importante sapere come e dove salvare in maniera sicura i nostri documenti: lasciarli sul disco rigido può risultare pericoloso in quanto è possibile che si danneggi e che, di conseguenza, perda i nostri dati. Se stiamo parlando di file di piccole dimensioni, come possono essere documenti scritti con Office oppure foto, possiamo utilizzare una penna USB e semplicemente trascinarli al suo interno. Se proprio vogliamo essere sicuri di non perderli possiamo metterli nella nostra e-mail, auto-inviandoci un messaggio: in questa maniera, non essendo fisicamente sul nostro computer ed essendo accessibile soltanto da noi, non correremo nessun rischio.
Nel caso invece avessimo dei documenti di grandi dimensioni, come file audio o video, possiamo masterizzarli su supporti come CD e DVD, utilizzando uno dei tanti programmi che ci permettono quest'operazione (ce ne sono moltissimi anche gratuiti, basta fare una piccola ricerca su Google).