Archiviazione sostitutiva: procedure informatiche e norme

L'archiviazione sostitutiva è stata introdotta dal legislatore italiano in seguito al recepimento di una circolare europea: tra i benefici la possibilità di conservare una grande quantità di documenti occupando poco spazio

I benefici dell'archiviazione sostitutiva

L'archiviazione sostitutiva, o conservazione elettronica, consiste in un sistema costituito da procedure informatiche, che rispettando le disposizioni di legge che ne regolamentano il funzionamento, le modalità e le caratteristiche, attivano la 'cristallizzazione' dei documenti sotto forma digitale in modo tale garantirne la validità legale nel tempo. L'archiviazione sostitutiva può riguardare sia documenti che nascono in forma digitale, ma anche documenti che nascono in forma cartacea e che successivamente vengono trasformati nella modalità digitale. In entrambi i casi, per la conservazione della documentazione, la conservazione elettronica garantisce la validità legale grazie a due condizioni: la firma digitale e la marca temporale (si devono verificare alcune condizioni, quali ad esempio il raggiungimento di un accordo sulla conservazione tra colui che emette il documento e colui che lo riceve, dove entrambi devono provvederne il mantenimento per un certo lasso di tempo). La conservazione attraverso archivi informatici sta avendo un discreto successo soprattutto per il fatto che si ha bisogno di molto meno spazio rispetto alla conservazione dei documenti sotto forma cartacea. Per certi casi, l'archiviazione sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, riconoscendo ad entrambi la validità legale. La validità legale è garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, due elementi fondamentali che marcano un documento non più modificabile fissando la data e l'ora esatte della sua cristallizzazione. Secondo la delibera del Cnipa del 19 Febbraio 2004 la conservazione sostitutiva di documenti informatici ed eventualmente anche delle loro impronte (parti di un elenco di files) avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei e si esaurisce con l'apposizione del riferimento temporale e e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. La Conservazione Sostitutiva è uno strumento alternativo all'archiviazione cartacea dei documenti, permettendo un enorme risparmio in termini di stoccaggio, costi di stampa, e ricerca.

Il responsabile della conservazione

a partire dal 2010 il legislatore ha introdotto la possibilità della conservazione elettronica in outsourcing , tramite l'assegnazione dell'incarico ad un 'responsabile della conservazione'. Con questa possibilità ogni impresa può affidare il compito della conservazione a un'azienda esterna specializzata, che garantisca il rispetto delle norme di legge, l'applicazione della firma elettronica e della marca temporale. esistono numerose aziende che si sono specializzate in questo genere di compiti, come ad esempio la Topoconsuilt.it, Dex Dataespert.it, archivia srl.it, bucap.it.