Gestione dei flussi documentali: info, modalità e strumenti

Le grandi aziende e la Pubblica Amministrazione utilizzano sistemi informatici per gestire la loro documentazione. Esistono degli appositi programmi, come la gestione dei flussi documentali, che permettono di mantenere sempre in ordine i documenti e poterli ricercare con semplicità. Di cosa si tratta? Quali sono i vantaggi nell’utilizzare la gestione dei flussi documentali?

Definizione

La gestione dei flussi documentali è un insieme integrato di funzionalità che permettono di migliorare l'efficienza organizzativa attraverso la gestione dei contenuti, l’accelerazione dei processi aziendali condivisi e la condivisione delle informazioni in modo da migliorare la comprensione aziendale. La gestione documentale non corrisponde a un semplice archivio digitalizzato contenente la documentazione dell’azienda, bensì è costituito da questo archivio e in più dal “workflow”. Il primo consiste solitamente in un organigramma e in una serie di documenti, mentre il secondo avvia i processi che si basano sui documenti contenuti nel primo. Entrambi sono legati l’uno all’altro. Il “workflow” si occupa della classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei fascicoli e dei documenti amministrativi degli enti pubblici o delle aziende private.

Vantaggi

L’utilizzo di processi documentali all’interno di aziende o enti pubblici presenta numerosi aspetti positivi.
Il “workflow” permette di migliorare la qualità dell’organizzazione aziendale, di ridurre i costi relativi all’affidamento di procedure documentali a terzi, migliora la cooperazione aziendale poiché si condividono documenti e pratiche sia a livello nazionale che internazionale in tempo reale e aumenta l’efficienza nei processi produttivi.
L’accessibilità nei flussi documentali diviene più semplice poiché vengono eliminati tutti gli archivi cartacei e tutto viene digitalizzato e sistematizzato in archivi elettronici centralizzati. Ciò permette di avere efficienza, efficacia, economicità e trasparenza a favore delle imprese e dei cittadini. L’ottimizzazione dei processi di gestione delle informazioni snelliscono i processi di collaborazione, permettono di avere un costante controllo sulle informazioni e di velocizzare l’accesso ai dati.
L’utilizzo di questo processo è davvero utile per le aziende che devono gestire ampie produzioni e che operano in diverse sedi. La sicurezza di questa modalità di gestione documentale è garantita al 100% poiché la gestione di un “workflow" è semplice e i risultati positivi sono immediatamente tangibili. Oggi tutte le grandi aziende si affidano a esso.