Come organizzare eventi di successo?

La parola evento racchiude in sè una serie di significati intrinseci che rimandano all'idea di eccezionalità ed unicità che gli sono propri. Ogni evento è a sè stante, fa parte del qui ed ora: la loro magia nasce proprio da quell'impalpabilità che accresce nel momento in cui si spengono i riflettori. Fonti: "Organizzare gli eventi. Come gestire convegni, manisfestazioni e feste per la comunicazione d'impresa" di Mauro Pecchenino, ed. il Sole 24ore. " Il valore degli eventi" a cura di Sergio Cherubini, ed Franco Angeli.

I grandi eventi

In virtù del forte impatto che hanno sul pubblico sono diventati un importante strumento del mix comunicazionale usato dalle imprese che li impiegano sempre più per perseguire i loro obiettivi di management del prodotto e nelle strategie di pubbliche relazioni. GLi eventi come leva del marketing sono di recente diffusione ma alcune aziende da tempo ne hanno compreso il valore associando il proprio marchio a grandi eventi live. L'Heineken Jammin Festival, il Coca Cola Live, il Cornetto Free Music Festival sono alcuni esempi di come noti brand promuovono anche attraverso la musica il loro concept dando un'immagine di freschezza e attualità culturale che contribuiscono a mantenere saldo il successo

Gli obiettivi

Lo scopo di un grande evento deve essere quello di lasciare un'impronta, creare le premesse per un impatto emotivo che sviluppi il passaparola e di conseguenza la fidelizzazione: questo è valido sia che si tratti di un prodotto che di un'idea, come i valori di un'azienda.

L'organizzazione

E' l'organizzazione la vera creatività dell'evento, una creatività spesso collettiva, frutto del lavoro di squadra. E' l'apertura culturale e mentale a consentire di cogliere gli stimoli e gli spunti dalla realtà. Come dei veri " cool hunters" gli organizzatori di eventi dovrebbero catturare segni e linguaggi e riproporli sul palcoscenico. Dal punto di vista della realizzazione pratica, indipendentemente si tratti di un piccolo o grande evento, esso presenta una serie di fattori strutturali che richiedono un abito e una dimensione organizzatia orientata all'osservazione del dettaglio e all'adattamento contestuale.

La programmazione

Le componenti di base devono essere: la location, il tempo sia in termini di durata della preparazione che di lunghezza, i contenuti, gli obiettivi, l'utenza e non ultimo le risorse finanziarie. Trattare l'evento come un progetto aiuta a focalizzare gli scopi e i metodi di realizzazione. Per raggiungere ottimi risultati la soluzione migliore è il project management. Dal punto di vista pratica esistono anche ottimi software che possono venire in nostro aiuto nell'organizzazione del lavoro come ad esempio il diagramma di Gantt.
Che si tratti di un evento aziendale, musicale o di qualsiasi altra sorta la parola d'ordine da seguire è una: stupire.