Archiviazione documentale: informazioni

Come archiviare i documenti in modo semplice e veloce.

L'importanza dell'archiviazione

L'archiviazione documentale, in certi casi, è davvero fondamentale. In presenza di molti documenti, una buona archiviazione è l'unico sistema per trovare velocemente, nel momento del bisogno, quello che serve. In caso contrario, si potrebbero perdere delle ore intere nella ricerca di un singolo documento. Ci sono vari sistemi che si possono usare, tutti molto validi, ma alcuni più veloci di altri. Potrete scegliere quello che preferite, in base alle esigenze che avete.

I vari sistemi di archiviazione

Il sistema più semplice e alla portata di tutti sarà l'archiviazione manuale. Grazie all'utilizzo di Microsoft Outlook riuscirete facilmente a ridurre l'estensione dei vostri file. Di norma, per impostazione predefinita, gli elementi meno recenti vengono automaticamente archiviati da Outlook ad intervalli regolari, ma sarà comunque possibile eseguire delle archiviazioni manuali come misura aggiuntiva: in questo modo sarete voi a decidere quali cartelle includere nell'archivio. Passando ad un livello un po' più complesso, si trova l'archiviazione digitale. Questo tipo di gestione dei documenti permette di ridurre i tempi di recupero delle informazioni e aumenterà la velocità nello svolgimento delle attività d'ufficio. Per la gestione di questo servizio si renderà necessario avvalersi di software di archiviazione, forniti da diverse società esperte nel settore. Per nominarne qualcuna, possiamo ricordare Elogic.it che, tra le altre cose, realizza soluzioni per l'archiviazione sostitutiva a norma dei documenti amministrativi aziendali. Grazie anche al loro S.a.a.S (Software as a Service), avrete anche la possibilità di abbattere i costi del progetto. Vi è poi Siainformatica.com, uno sviluppatore di software gestionali indipendente, partner di Epson Italia nello sviluppo di progetti in ambito documentale. On line dal 1996, è conosciuta per i suoi software di semplice utilizzo e la sua affidabilità. Da nominare anche Magicorg.com, perché i suoi software permetteranno di archiviare documenti composti da allegati di varia origine (testo, audio, video, immagini, ecc). Inoltre si potrà assegnare un titolo ad ogni documento, per velocizzare le successive fasi di ricerca. Potreste anche aver bisogno di archiviare in documenti tutte le informazioni che vi interessano nel mondo di internet. In questo caso sarete facilitati nel vostro compito grazie a Mkt.it: raccoglierete così una notevole mole di dati e documenti senza problemi di spazio nell'hardware. Volete provare qualche software gratuito? Flinsoft.com vi offre la possibilità di provare gratuitamente per 30 giorni un programma che vi permetterà di archiviare libri: troverete un sacco di categorie in cui poter dividere le vostre letture, e non sarete obbligati a pagare nulla se dopo i 30 giorni decidete che il programma non fa per voi. Infine, su Softonic.it alla voce "archiviazione", potrete scaricare molti programmi di archiviazione di minor importanza, ma con il vantaggio dell'averceli gratuitamente.