Come iniziare una lettera formale?

La lettera formale, a differenza della lettera familiare, presenta vincoli di linguaggio e forma da rispettare. I vincoli maggiori si trovano nelle formule introduttive e nei saluti finali. Per entrambi si usano formule ricorrenti e codificate che è necessario conoscere e che verranno di seguito descritte sinteticamente.

Cos'è una lettera formale

La lettera formale è utilizzata nella corrispondenza commerciale e, per questo motivo, è anche chiamata lettera commerciale. Il suo scopo è quello di chiedere o dare delle spiegazioni riguardo un argomento specifico.
Si scambia tra un mittente (chi spedisce la lettera) e un destinatario (chi riceve la lettera) tra i quali non intercorre alcun rapporto di familiarità. Spesso, infatti, si tratta di persone che non si conoscono tra loro direttamente e talvolta, uno dei due, può essere un ente o un’azienda. La lettera formale presuppone vincoli nel linguaggio e nella forma maggiori rispetto a quelli della lettera personale. Il linguaggio deve essere molto formale: occorre dare del Lei alla persona a cui la lettera è indirizzata. La forma presuppone formule ricorrenti e codificare, soprattutto nella parte iniziale e in quella finale.

Vincoli della lettera formale

In apertura la lettera formale deve contenere sulla destra le indicazioni relative al destinatario (nome, cognome, indirizzo) seguite dalla data e dal luogo da cui si spedisce la lettera. Se la lettera è indirizzata ad un ente o a un’azienda con diversi uffici e si vuole specificare chi deve riceverla occorre premettere al nome la dicitura Alla C.A. (Alla cortese attenzione). Prima della lettera vera e propria si deve scrivere in poche parole, possibilmente usando una frase nominale (una frase in cui non vi è alcun verbo), il motivo per cui si è inviata la lettera. Occorre premettere la parola “oggetto” seguita dai due punti. Ad esempio: Oggetto: richiesta di allaccio della linea telefonica. La lettera continua quindi con la formula iniziale di rito, premettendo al cognome del destinatario o al nome dell’ente o dell’azienda un aggettivo di cortesia. Quelli più utilizzati sono: Spettabile (che si può abbreviare in Spett.le), Gentile, Egregio. Segue quindi il testo in cui si espone il motivo per cui si spedisce la lettera. Al testo segue la formula di chiusura con i saluti formali (distinti o cordiali saluti), seguiti dalla firma del mittente (prima il nome e poi il cognome), preceduta dal titolo o dalla carica e dall’indirizzo a cui inviare la risposta.