Conservazione sostitutiva: normativa e finalità

La conservazione sostitutiva non è altri che una procedura legale- informatica, regolata dalla legge italiana, che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Normativa

La conservazione dei documenti cartacei e di quelli elettronici, sotto alcuni aspetti, sono equiparati, permettendo così alle aziende, ad alcune amministrazioni pubbliche di risparmiare sui costi di stoccaggio, stampa e archiviazione. Il risparmio reale si ha per tutta quella documentazione che deve essere conservata per anni. La conservazione digitale vuol dire sostituire i documenti cartacei con lo stesso documento digitale, bloccato nella forma e nel contenuto tramite la firma digitale e la marca temporale. Alcuni soggetti giuridici, però, sono tenuti a conservare i documenti cartacei. La firma digitale attesta la paternità del documento e lo rende immodificabile, la marcatura temporale attribuisce al documento digitale una data certa.
Grazie al Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze si possono conservare e archiviare, su supporti ottici, i documenti cartacei, e utilizzando la firma elettronica e la marcatura temporale si possono eliminare appunto i documenti in formato cartaceo. Tramite la legge "Bassani" e le norme che sono seguite emesse dal CNIPA sono garantite la validità dei documenti informatici, validità ai fini probatori, legali e fiscali, che sostituiscono i tradizionali metodi di conservazione dei documenti e le registrazioni aziendali.

Finalità

Chi si occupa della conservazione sostitutiva in un'azienda deve costantemente aggiornarsi, sulle norme, sulle circolari sugli esiti degli interpelli inoltrate alle varie Agenzie dell'Entrate territoriali. In generale chi ha il compito della conservazione sostitutiva deve anche documentarsi sulle procedure da rispettare al fine di conservare i documenti aziendali nella perfetta forma e nel pieno rispetto delle normative vigenti.
La conservazione sostitutiva permette di avere dei benefici aziendali in termini di costi e organizzazione; la conservazione sostitutiva non si realizza solo con la firma digitale e con la marcatura temporale ma soprattutto con la realizzazione di un nuovo processo aziendale, perché nelle aziende a grandi livelli la gestione informatica dei documenti deve essere affidata a un software adatto, in altre parole a un BMP (business process management). Il BMP permette di sviluppare una serie di attività che compongono e monitorano i vari processi di collaborazione aziendali e i rispettivi dati e informazioni di business da condividere e conservare. La conservazione sostitutiva ha il fine di eliminare i costi dovuti ai documenti cartacei e di agevolare la consultazione dei documenti stessi.