PA e protocollo informatico: normativa e regole tecniche

La gestione dei flussi documentali per la pubblica amministrazione è una attività complessa e che, se mal gestita, può generare molti disservizi alla P.A. e molto spreco di risorse. L'introduzione del protocollo informatico tende a rendere efficiente tale gestione e introdurre un maggior grado di sicurezza.

Il protocollo nelle pubbliche amministrazioni

L’attività di protocollazione, in ambito amministrativo, rappresenta la fase iniziale di qualunque processo instaurato con la PA e ha lo scopo di certificare la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca apponendo marche temporali e numeriche, che rendano unico ed identificabile il documento in ingresso. Il così detto "numero di protocollo" rappresenta in primo passaggio della gestione di documenti nelle pubbliche amministrazioni, primo e fondamentale passaggio per la successiva identificazione e recupero della documentazione, sia in ambito interno che esterno. Attualmente protocollare un documento è una operazione manuale, non priva di possibilità di errore e soprattutto non certa. Il protocollo documentale viene annotato a mano su un registro di protocollo. Dalla sua gestione innovativa e razionale dipende strettamente il grado di efficienza e di trasparenza dell'amministrazione pubblica.

Il protocollo elettronico

La prima definizione di protocollo informatico è contenuta nelle linee guida del CNIPA, nelle indicazioni per la redazione del manuale di gestione, secondo cui "Il protocollo informatico e la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l’efficienza interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. L’adozione di tali sistemi migliorerà inoltre la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni".
L'obiettivo del protocollo elettronico sta fondamentalmente nella semplificazione nelle procedure della PA, tale esigenza si concretizza con l'eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo con una conseguente razionalizzazione del flusso documentale. Inoltre per il raggiungimento di questo scope serve implementare gli strumenti che consentano un più agevole accesso allo stato dei procedimenti e i relativi documenti connessi, migliorando così la trasparenza dell'azione amministrativa. Tale gestione comporterà l'abolizione del protocollo cartaceo, mediante un potenziamento dell'informatica pubblica, e consentirà alle PA di ridurre gli errori connessi alla gestione manuale di tale attività, di rendere più efficiente la ricerca e la gestione del procedimento, e consentirà di impiegare risorse verso altre attività. Le risorse da impiegare con gli investimenti in termini di informatica, non sono così ingenti, esistono realtà di comuni e pubbliche amministrazioni che mediante gestionali open source hanno migliorato e potenziato tale attività senza impiegare risorse finanziarie.